テレワークによって起きる仕事でのコミュニケーション不足を解消するアイディアについて！

カテゴリ: コミュニケーション
公開日: 2022/6/13

多くの企業でテレワークが導入されるようになり、同僚や部下、上司などの仕事相手と一切顔を合わせることなく、仕事をする機会が多くなりました。

さらに、出社や営業などもほとんど行わない状態の企業も多いので、今までよりも少しコミュニケーションがしづらいと感じている方もいると思います。

そこで今回は、そんなテレワーク時代におけるコミュニケーション不足や情報共有などの課題、対策方法について詳しく紹介します。

1. テレワークにおける課題とは

自宅から仕事を行えるテレワークでは、家事や育児と両立できたり通勤などの負担、ストレスから解放されたりなど多くのメリットがあります。

しかし、それらに伴いさまざまな弊害も生じています。

最初に、テレワークにおける課題について３つ紹介します。

1-1. 情報共有が円滑に進まない

テレワークでそれぞれが自宅から仕事を行っていると、つい業務に夢中になってしまい情報共有を怠ってしまったり、情報共有に関するルールが明確になっておらずあやふやになってしまうことがあります。

さらに、しっかりと連絡を入れたつもりでもネット環境の問題や連絡の確認漏れなどで情報共有が円滑に進まない場合もあります。

そのため、結果的に社内業務よりも業務や情報共有が遅れてしまうことが多いです。

1-2. 勤務実態が見えにくいため人事評価が難しい

勤務はしているものの、勤務状況や仕事のペース、その他の行動など社内ではいつでも確認することができたことでも、テレワークだと確認することが困難になってしまいます。

さらに、社内での同僚や上司、部下などの人間関係や態度など本来なら簡単に把握できるようなことでもわかりづらくなります。

そのため、部下や同じ業務行う相手への人事評価が難しくなってしまい、誤った評価などをつけてしまう可能性もでてきてしまいます。

1-3. コミュニケーション不足で孤独を感じる社員も

テレワークでは、仕事中の何気ない時間や休憩時間などに気軽にコミュニケーションを取れる相手がいません。

自分が休憩だからと同僚や部下に連絡を取ろうと思っても、相手はまだ仕事中かもしれませんし、少し手間がかかってしまいます。

さらに、業務中も何の雑音のない自宅で1人で行っているので、常に孤独な状態でもあります。

そのため、孤独を感じてしまう社員も少なくないでしょう。

2. コミュニケーション不足を解消！「オンラインランチ会」

テレワークによるコミュニケーション不足を解決するために、さまざまな方法を取り入れている企業や社員の方も多いと思います。

しかし、仕事の合間にそれらのことを考えるのも簡単ではありません。

続いては、コミュニケーション不足を解消するためにおすすめなオンラインランチ会について紹介します。

2-1. 「子育て」「旅行」などテーマを決めて、自由参加型にする

何か１つまたは複数の誰でも参加しやすそうなテーマを決めて、ランチ会を開催すると、気軽にコミュニケーションが取れて孤独を感じにくくなったり、円滑な情報共有をすることができます。

さらに、自由参加型にすることで、他の社員の負担にもなりずらく気軽に参加することもできます。

また、ランチの時間を利用して行うので、業務時間を削減する必要もなく効率的です。

2-2. 「営業部」や「◯◯年入社」など、部署や同期ごとに企画する

会社の規模が大きい場合、その会社関係者全員を簡単に集めることが難しくなります。

さらに、オンライン上ともなると、さらに難しいでしょう。

その場合、営業むや同期、など小規模のチームに分けてそれぞれで企画することで、簡単にコミュニケーションを取ることができます。

さらに、同じ部署や同じ歳の相手だと、話す話題や仕事での状況などが近しいことが多いので、会話も弾みやすいでしょう。

3. フラットな交流におすすめ！オンラインでできる「謎解き」

会社の情報共有やコミュニケーション不足の解消以外にも、もっと気軽にコミュニケーションが取れる方法としてオンラインでもできる謎解きなども効果的です。

これらの手段を使えば、休憩中に何気ないコミュニケーションが取れてストレスや孤独感などから少し解消されるでしょう。

続いては、おすすめの謎解きツールについて３つ紹介します。

3-1. リモ謎

リモ謎は大人数で参加することができる謎解き脱出ゲームになります。

ビデオチャットや通話機能を使い約1時間程度の時間、チームプレイや協力しながら脱出を目指します。

そのため、業務の合間や業務終了後など、まとまって空いている時間を使って社内でのコミュニケーション不足を解消したり、頭のリフレッシュなどに有効的に使える手段です。

3-2. 謎Bako

謎Bakoもリモ謎と同様に大人数で行う謎解きゲームになります。

最大で100名でのプレイをすることができ、1社あたり５名まで参加することができるイベントになります。

さらに、プレイ時間は約1時間程度で、フルリモートで行われているので、空いた時間で気軽に参加することが可能です。

開催日時が決まっているので、詳しく知りたい方は公式サイトまで確認することをおすすめします。

3-3. リモ探

リモ探は、3〜20人のチームに分かれて最大で200名で行うゲームになります。

ビデオチャットを利用して仲間と協力試合、指定されたジグソーを解いたりチームで推理して謎を解いていくなどかなり頭を使うゲームになっているので、論理的な考え方や分析力、仮説思考なども身に付けることができます。

さらに、1時間から1時間半ほどで行うことができるので、あまり時間が取れない方でも気軽に参加することができます。

4. 「バーチャルオフィス」の導入も増加している

最近では、土地を借りて不動産としてのオフィスを構えるのではなく、バーチャルオフィスとして構えている企業も増加しています。

バーチャルオフィスを持っていることで、郵便物を受け取り転送や電話番号やFAXの利用、会計サービスやWeb制作サポート、融資、補助金、助成金サポートなどが行えます。

そのため、しっかりと会社として機能することが可能です。

さらに、万が一に備えて会議室も利用することが可能なので、会社の固定費などの大幅削減もすることができ、負担が減るのでとてもおすすめです。

しかし、弁護士や税理士、司法書士や有料職業紹介業、宅地建物取引業などの業種の方は、許認可が取れない場合があるので、事前に自分の会社はバーチャルオフィスを導入できるのか確認しておきましょう。

5. まとめ

リモートワークが多くの企業で普及して自宅で仕事をすることが当たり前にあってきてはいますが、まだ完全に世の中に浸透したわけではありあせん。

特に、コミュニケーション不足や情報共有不足、孤独感によるストレスなどの課題が発生しています。

また、これらの課題を放置している状態は、企業にとっても社員にとってもあまり良くありません。

そのため、これらの課題をしっかりと解決できるように組織が今回紹介したようなことを取り組んでいくことが大切でしょう。