テレワークではさぼる従業員がいて心配・・効果のあるサボリ防止ツール紹介｜従業員がついついサボる理由も解説します！
- カテゴリ: その他テレワーク
- 公開日: 2024/2/5
テレワークは従業員の取り組み姿勢が見えづらいため、業務をサボっていないか不安を抱く管理職の方も多いのではないでしょうか。
本記事ではテレワークで従業員がサボる理由やサボりを見抜くコツ、対処法、サボり防止ツールについて解説します。
テレワークでサボる従業員の悩みを抱えている方、効果的な対処法を知りたい方はぜひ参考にしてみてください。
1. テレワークで従業員がサボる理由とは
テレワーク中のサボりは管理職やマネジメントをする側にとって頭の痛い問題と言えるでしょう。
事実テレワークに関する調査では、テレワークを経験した人の約7割がサボりを経験したことがあると回答しています。
ではなぜテレワークになるとサボる従業員が出てくるのか、その理由についてまとめてみました。
1-1. 集中できない
テレワークは人の目が届かない環境で作業をするため、どうしても周りに気持ちが移ってしまいます。
業務に関係のないものが目に入ったり、家族や子どもに邪魔をされることもあるでしょう。
近くに家族がいるから集中できない人、逆に誰も居ない環境では集中できないという人もいるのです。
テレワークはオフィスワークと違い集中力が途切れやすいため、サボりに繋がりやすい環境といえるかもしれません。
1-2. 仕事のオンオフの切り替えが難しい
テレワークは生活と仕事が同じ空間で行われるため、自分自身で仕事と私生活を区別して行動しないと時間の使い方があいまいになってしまいます。
オンオフの切り替えが難しくなり、ダラダラ過ごしてしまうこともサボりにつながる原因といえるでしょう。
1-3. 仕事の役割が明確でない
1人1人の仕事の役割が明確でないと、従業員は自発的に業務に取り組まなくなります。
能動的に動けない従業員は、次の指示がないと暇になるためサボってしまいがちです。
これは普段から仕事の目的や個々の役割についての指導が十分にできていない、指導する側にも問題があると言えるのではないでしょうか。
1-4. 情報共有ができていない
仕事をする上で、上司やチームへの報告・連絡・相談は欠かせません。
しかしオフィスで気軽に話ができる環境とは違い、テレワークではルールやツールをうまく活用しないとコミュニケーション不足に陥ってしまいます。
連絡が取りづらい環境は部下を放置していることと同じで、サボる従業員が多くなるだけでなくモチベーション低下にも繋がってくるのです。
2. テレワーク中のサボりに気づくコツ
数分の息抜き程度の休息であればそこまで問題視する必要はないと思いますが、30分、1時間と作業が滞ってしまうと、プロジェクトの遅れや企業の生産性にも影響しかねません。
また一度サボり癖が付いてしまうと、なかなか抜けなくなってしまう恐れがあります。
管理する側はいかに早く従業員のサボりに気づけるかがポイントとなります。
ではサボる従業員をどのように見抜けばよいのでしょうか。
・仕事の進捗状況を確認する
・ログを監視する
・位置情報を確認する
仕事の進捗状況を確認することでサボりを見抜くことができます。
予定通り仕事が進んでいるのか、遅れている場合はなぜ遅れているのかの理由やその対策を確認することで、サボりの状況だけでなく従業員の仕事に対する姿勢も見えてきます。
また、パソコンの操作ログやメール、Webログなどを確認することもサボりを見抜く方法のひとつです。
電源が入っている間の操作履歴や勤務中にどのようなサイトを開いたか閲覧履歴を確認できるため、業務以外のことにどれほど時間を費やしていたのか気づくこともあります。
他にも社員に配布する端末にGPSを取り付けることで、どこで仕事をしているのかを確認することも可能です。
指定された場所以外での勤務や、必要のない移動をしていないかなどの確認をすることで、サボりの発見や防止にも繋がるでしょう。
3. テレワーク中のサボり防止の対処法
ここからはテレワーク中のサボり防止として有効な対処法についていくつか解説していきます。
管理する側は、サボらない環境を作るためにいかに従業員とコミュニケーションを密に取っていくか、どのように業務の進捗を確認していくかが重要と言えます。
仕組みづくりをしっかりできればすぐにでも活用できる方法です。ぜひ参考にしてみてください。
3-1. 毎日の成果報告の義務付け
その日の成果や進捗の報告を義務付けることも有効な対処法と言えます。
前日のうちに、翌日中に提出・報告する業務内容を連絡し、報告通りの成果が提出されたかを確認します。
具体的な業務を与え、毎日その日の進捗や成果の報告を義務づけることでサボる従業員は出なくなるでしょう。
3-2. コミュニケーションの場を増やす
会社にいる時以上にコミュニケーションを意識して行うことが、テレワーク成功の秘訣とも言えます。
仕事の進捗状況や顧客情報だけでなく、従業員の健康状態や不安に感じていることなどを話す時間を作ることで、従業員にとっても上司が自分を気にかけてくれている、見られているという意識が高まり仕事に集中できるようになるのです。
3-3. 定量評価に重きを置く
仕事の姿勢を評価する「定性評価」に対し、数値化できるもので評価する方法を「定量評価」と言います。
テレワークでは定性評価を測ることは困難なため、成果で判断する定量評価を用いることで従業員のサボり防止の対処法にも繋がるでしょう。
従業員も自分の業務実績がそのまま評価に直結するため、仕事に集中して取り組むようになります。
3-4. ジョブ型に変更する
人員を割り振っていく雇用形態です。
メンバーシップ型雇用はチームの結束力が高まり、お互いのフォローによって生産効率が上がるメリットがある反面、個々の社員の業務範囲が曖昧になり仕事に対する責任感が薄れるという弊害もでてきます。
これに対しジョブ型は海外企業で多く見られる雇用形態で、特定の仕事や役割に対しそれにあった人材を採用するため、社員の目標や業務内容が明確になります。
テレワークでもこのジョブ型を参考にし、個々の社員にあった仕事や目標を指定することで、仕事に対する責任感や自発的に業務に取り組む姿勢が生まれやすくなるでしょう。
4. 効果のあるサボり防止ツール
テレワーク中の従業員を管理するためのツールは様々です。
ZOOMなどweb会議システムの導入やGoogle ChatやChatworkなどを使用することで、従業員間のコミュニケーションを円滑にしサボり防止に繋げることもできます。
ここからは、さらに効果を求める方向けの監視ツールをいくつかご紹介します。
監視ツールは従業員のサボり防止としては非常に有効な手段となりますが、管理される側にとっては抵抗やストレスを招くこともあるため、導入する際はツールの選定や運用を慎重に行っていく必要があります。
4-1. Voice Ping
テレワークの生産性を高めるために開発された仮想オフィスツールです。
「オンライン」「取り込み中」「離席中」のステータスと利用中のアプリロゴが表示されるため、誰が何をやっているのかが一目でわかることができます。
上司に監視されているというよりは、同じオフィスで仕事をしている感覚で作業ができるでしょう。
4-2. Time Crowd
テレワーク時の従業員の業務状況をリアルタイムで把握できる時間管理ツールです。
時間管理だけでなく人件費管理にも適しており、個々の作業量も把握することができます。
共有される項目は時間とタスクだけですので、監視されている感じを抱くことなく業務に集中できるでしょう。
4-3. Optimal Biz Telework
国内の約１８万社が利用している端末管理サービスです。
AIが総合的に稼働状況を一覧で表示や従業員の業務時間や作業場所、アプリの稼働状況を分析するため、個別で確認することが可能となります。
無操作状態が長く続いている従業員を見つけると、管理者へ自動で通知を送る機能もあるため、サボる従業員には効果的と言えるでしょう。
4-4. Asana
世界200か国以上、130,000社以上の導入実績を持つマネジメントツールです。
タスクやプロジェクトだけでなく、従業員のあらゆる仕事を管理することができます。
目標に対する進捗や個々の負担をリアルタイムで確認・共有し、仕事を順調に進めることで生産性向上が期待できるツールとなっています。
5. まとめ
テレワーク中のサボる従業員をなくすためには、サボりやすい環境をなくすことや管理側のマネジメント力が不可欠です。
仕組みづくりや企業に合ったツールを効果的に使用することで、テレワーク中のサボりを減らすだけでなく、従業員のモチベーション向上にも繋げていくことができるでしょう。
ぜひ参考にしてみてください。