テレワークでのコミュニケーション問題！よくある質問について徹底解説！
- カテゴリ: コミュニケーション
- 公開日: 2022/6/6
テレワークが全国的に普及している中で、その恩恵を受けながらも悩みを抱える企業は少なくありません。
セキュリティやコスト面、運用における課題などさまざまな問題に対応する必要がありますよね。
特に、コミュニケーションによる問題は見過ごせません。
なぜなら、情報の行き違いや雑談などの減少により、仕事の生産性にまで影響を与えてしまうのです。
この記事では、テレワークでよくある質問をテーマに、
・情報が正しく伝わらずに誤解が生じる
・社員の勤務実態がわからない
・社員の孤独や不安感
などの対策方法を紹介していきます。
これからテレワークの導入を考えている企業はぜひ参考にしてみてください！
セキュリティやコスト面、運用における課題などさまざまな問題に対応する必要がありますよね。
特に、コミュニケーションによる問題は見過ごせません。
なぜなら、情報の行き違いや雑談などの減少により、仕事の生産性にまで影響を与えてしまうのです。
この記事では、テレワークでよくある質問をテーマに、
・情報が正しく伝わらずに誤解が生じる
・社員の勤務実態がわからない
・社員の孤独や不安感
などの対策方法を紹介していきます。
これからテレワークの導入を考えている企業はぜひ参考にしてみてください！
1. 情報が正しく伝わらず誤解が生じてしまう
・指示がちゃんと伝わっているか
・仕事を行うメンバー同士で正しい情報を共有できているか
このように情報共有に不安を持つ方も多いでしょう。
この背景には、メールやチャットツールを使った文章でのやりとりが多くなることが原因にあります。
「この企画はあまり乗り気じゃないな…」
「この提案が一番印象が良さそうだった！」
言葉からでなくても、上司や同僚の雰囲気から読み取れる情報は多いですよね。
しかし、文章でのやりとりは相手の雰囲気が伝わらないため、得られる情報が少なくなります。
結果として、情報が正しく伝わらずに誤解が生じてしまうのです。
1-1. ビデオ会議で資料を共有しながら説明する
テレワーク中でも、職場さながらの仕事環境を整えるのが企業では重要な取り組みです。
そのひとつにオンライン上で会議ができるシステムの導入があります。
システムを活用することで、画面越しで会議を行うことができます。
対面時と同様にスムーズなやりとりが可能です。
テレビ会議であれば相手の表情も掴めるため、文章よりは誤解を招きづらいと言えます。
会議で必要になる資料も、画面を通して共有できるのがメリットです。
そのひとつにオンライン上で会議ができるシステムの導入があります。
システムを活用することで、画面越しで会議を行うことができます。
対面時と同様にスムーズなやりとりが可能です。
テレビ会議であれば相手の表情も掴めるため、文章よりは誤解を招きづらいと言えます。
会議で必要になる資料も、画面を通して共有できるのがメリットです。
1-2. 情報共有ツールの活用
正しい情報を正確に伝えるためには、情報共有の質も大切です。
社員同士の質の高い情報共有には、情報共有ツールを活用しましょう。
例えば、社内の情報をストックできるツール「Qast」
社内でのQ＆Aといった機能を持っており、誰でも簡単に知りたい情報にアクセスできます。
ビデオ会議のための資料をあらかじめ作成し、Qastで誰でも閲覧できるようにしておくといった使い方もできますね。
そうすれば、「何について話し合うのか」「どんなことを考えなければならないのか」が事前にわかるようになります。
業務マニュアルを残しておけばすぐアクセスできるため、情報を探す手間も省けますね。
こうしたツールの活用を行い、情報共有の質を高めましょう。
社員同士の質の高い情報共有には、情報共有ツールを活用しましょう。
例えば、社内の情報をストックできるツール「Qast」
社内でのQ＆Aといった機能を持っており、誰でも簡単に知りたい情報にアクセスできます。
ビデオ会議のための資料をあらかじめ作成し、Qastで誰でも閲覧できるようにしておくといった使い方もできますね。
そうすれば、「何について話し合うのか」「どんなことを考えなければならないのか」が事前にわかるようになります。
業務マニュアルを残しておけばすぐアクセスできるため、情報を探す手間も省けますね。
こうしたツールの活用を行い、情報共有の質を高めましょう。
2. 社員の勤務実態がわからない
確かに、在宅での勤務です。
勤務時間中に業務をしっかり行っているかは心配になるところですね。
逆にテレワークを実際に体験した社員の中には、
「仕事と生活の区別ができない」
「つい怠けてしまう」
などの声がよく聞かれます。
三菱UFJリサーチ＆コンサルティングの「テレワークの労務管理等に関する実態調査」によると、31.8％の企業が「勤怠管理の難しさ」をテレワークで感じたと回答しています。
このように、見えないところで働く社員の勤怠管理に手を焼く企業が多いのが現状です。
2-1. 勤怠管理ツールを活用する
勤怠管理ツールを活用して、テレワーク社員の勤怠管理を行いましょう。
勤怠管理ツールとは、スマホやパソコンと連動して打刻から集計、分析までを行えるシステムです。
具体的には以下ののようなことが勤怠管理ツールで行えます。
・社員の出退勤時間の把握
・不正な打刻の防止
・遅刻や早退などを含めた労働時間の把握
・さまざまなシステムと連動して勤怠管理の事務負担を減らす
さまざまなことに対応できる一方、導入に際してはそれなりにコストがかかる場合も。
また、社員へのルールや操作方法の説明、システムが自社に対応できるものかなど、導入にあたっては時間も手間も必要です。
これらのデメリットを踏まえた上で導入を検討してみましょう。
勤怠管理ツールとは、スマホやパソコンと連動して打刻から集計、分析までを行えるシステムです。
具体的には以下ののようなことが勤怠管理ツールで行えます。
・社員の出退勤時間の把握
・不正な打刻の防止
・遅刻や早退などを含めた労働時間の把握
・さまざまなシステムと連動して勤怠管理の事務負担を減らす
さまざまなことに対応できる一方、導入に際してはそれなりにコストがかかる場合も。
また、社員へのルールや操作方法の説明、システムが自社に対応できるものかなど、導入にあたっては時間も手間も必要です。
これらのデメリットを踏まえた上で導入を検討してみましょう。
2-2. 社員監視システムの導入を検討する
テレワーク実施企業の中では、社員の勤務状況を把握する「社内監視システム」を導入する企業も増えてきました。
社内監視システムとは、画面を通して社員の勤務状況をチェックできるものです。
企業側としては、社員の勤務状況を逐一チェックできるので、「ちゃんと仕事をしてくれいているか」を判断することができますよね。
しかし、企業が社内監視システムを導入する理由はそれだけではありません。
社員が在宅ながらも集中力を持って仕事に取り組み、生産性を上げてもらう目的もあります。
在宅とはいえ、上司の目があれば仕事にも緊張感が生まれます。
そのため、社員監視システムの導入を検討することも効果的だと言えます。
社内監視システムとは、画面を通して社員の勤務状況をチェックできるものです。
企業側としては、社員の勤務状況を逐一チェックできるので、「ちゃんと仕事をしてくれいているか」を判断することができますよね。
しかし、企業が社内監視システムを導入する理由はそれだけではありません。
社員が在宅ながらも集中力を持って仕事に取り組み、生産性を上げてもらう目的もあります。
在宅とはいえ、上司の目があれば仕事にも緊張感が生まれます。
そのため、社員監視システムの導入を検討することも効果的だと言えます。
2-3. 進捗を定期的に確認する
社員から仕事の進捗状況の報告がなければ、企業としては不安ですよね。
そのため、社員に対して進捗状況を定期的に確認することも必要です。
「仕事の調子はどう？」とちょっとした投げかけでも、社員は「自分の仕事のことを気にしてくれているんだ」と思い、仕事にも緊張感が生まれます。
また、社員に進捗状況を毎日報告するように義務付けさせることも有効的です。
進捗状況の報告が必要なので、仕事を進めるざるを得ないですよね。
そのため、社員のサボりを防止する役割も果たしています。
そのため、社員に対して進捗状況を定期的に確認することも必要です。
「仕事の調子はどう？」とちょっとした投げかけでも、社員は「自分の仕事のことを気にしてくれているんだ」と思い、仕事にも緊張感が生まれます。
また、社員に進捗状況を毎日報告するように義務付けさせることも有効的です。
進捗状況の報告が必要なので、仕事を進めるざるを得ないですよね。
そのため、社員のサボりを防止する役割も果たしています。
3. 孤独や疎外感を感じる
公益財団法人日本生産性本部の「第5回働く人の意識に関する調査」によると、テレワーク時に孤独や疎外感を感じる人は、21.9％という回答になりました。
多くのテレワーカーが孤独や疎外感を感じているのがわかりますね。
十分な情報共有がされなければ、社員は企業から疎外されているという感覚が強くなります。
孤独や不安を抱えるのはメンタルにも影響し、仕事の生産性の低下や離職を招いてしまうのです。
そのため、企業としては社員の孤独や不安を解消する対策を立てる必要があります。
多くのテレワーカーが孤独や疎外感を感じているのがわかりますね。
十分な情報共有がされなければ、社員は企業から疎外されているという感覚が強くなります。
孤独や不安を抱えるのはメンタルにも影響し、仕事の生産性の低下や離職を招いてしまうのです。
そのため、企業としては社員の孤独や不安を解消する対策を立てる必要があります。
3-1. 定期的なWeb会議やミーティングを設定する
孤立や不安を感じさせないためにも、定期的なWeb会議やミーティングを行いましょう。
テレワークではお互いの状況が見えづらくなったこともあり、上司へ気軽に質問できない状況になりました。
特に入社歴の浅い社員は、仕事がかえってやりづらく感じているケースも。
Web会議やミーティングを行うことで、お互いの仕事の進捗状況の把握はもちろん、「自分もちゃんと仕事の輪の中に入っている」ということを実感できます。
また、「仕事をしている！」と一体感を持たせることで孤独から解放されることもあります。
テレワークではお互いの状況が見えづらくなったこともあり、上司へ気軽に質問できない状況になりました。
特に入社歴の浅い社員は、仕事がかえってやりづらく感じているケースも。
Web会議やミーティングを行うことで、お互いの仕事の進捗状況の把握はもちろん、「自分もちゃんと仕事の輪の中に入っている」ということを実感できます。
また、「仕事をしている！」と一体感を持たせることで孤独から解放されることもあります。
3-2. オンライン飲み会を企画するなど雑談をする時間を設ける
たまには仕事のことを忘れ、社員同士が自由に雑談する時間も大切です。
コロナ禍の影響もあり、実際に外に出て飲み会を開くことも激減しました。
そのため、対面で気軽に話すことが難しいのは言わずもがなですよね。
雑談はストレス解消にも効果的なので、雑談する機会を設けてあげましょう。
3-3. チャットツールでも雑談ができるスレッドを作る
仕事の連絡や情報共有とは別に、チャットツールで雑談ができるスレッドを作りましょう。
職場ではちょっとした雑談も気軽に行えましたが、テレワークでは難しいです。
ちょっとしたことでも相談できるようなチャットツールを導入することで、社員が息抜きできます。
何気ない会話で人間関係が深まったり、笑顔になれることってありますよね。
仕事のモチベーションの向上にも役立つので、導入を検討してみましょう。
職場ではちょっとした雑談も気軽に行えましたが、テレワークでは難しいです。
ちょっとしたことでも相談できるようなチャットツールを導入することで、社員が息抜きできます。
何気ない会話で人間関係が深まったり、笑顔になれることってありますよね。
仕事のモチベーションの向上にも役立つので、導入を検討してみましょう。
4. まとめ
テレワークでよくある質問について解説しました。
今回のまとめとして…
・テレワークでは社員同士のコミュニケーションに悩む声が多い
・正しく情報が伝わらない場合は、ビデオ会議や情報共有ツールを活用
・社員の勤務実態を把握するために、勤怠管理ツールや進捗状況の確認を行う
・社員に孤独や不安を感じさせないために、定期的なWeb会議や雑談の場を設ける
テレワークを導入するメリットはたくさんありますが、問題点もまだまだ多いのが現状です。
特にコミュニケーションに関する問題は、社員の仕事への態度やモチベーションにも繋がります。
この記事内で紹介したような方法を用いて、早めの対策を心がけましょう。
今回のまとめとして…
・テレワークでは社員同士のコミュニケーションに悩む声が多い
・正しく情報が伝わらない場合は、ビデオ会議や情報共有ツールを活用
・社員の勤務実態を把握するために、勤怠管理ツールや進捗状況の確認を行う
・社員に孤独や不安を感じさせないために、定期的なWeb会議や雑談の場を設ける
テレワークを導入するメリットはたくさんありますが、問題点もまだまだ多いのが現状です。
特にコミュニケーションに関する問題は、社員の仕事への態度やモチベーションにも繋がります。
この記事内で紹介したような方法を用いて、早めの対策を心がけましょう。