リモートワークで外注する場合、情報漏洩で対策が必要なこと！また情報漏洩を防ぐための注意点について！

カテゴリ: セキュリティ対策
公開日: 2022/1/31

テレワークが急速に社会全体に普及したことにより、場所に縛られることなく開放的に仕事を行えるようになった企業が多くなりました。

また、ケガや育児などにより出社が大変な方でも気軽に働けて、毎日の満員電車による通勤のストレスも大幅に減少されています。

しかし、そのメリットの反面で業務のオンライン化には情報漏洩やセキュリティ問題などのデメリットも潜んでいます。

セキュリティ対策を怠ったことで、企業の大切な情報や社員や顧客などの個人情報が漏洩してしまい、大きな損害を発生させてしまう企業も少なくありません。

そこで今回は、そんなテレワークによる情報漏洩などの対策方法と、仕事を外注している場合の注意点などを詳しく紹介します。

1. テレワークの普及と情報漏洩のリスク

テレワークの普及により、社員や外注している方が会社のパソコンではなく、私物のパソコンを使って業務を行うことが多くなりました。

そして私物のパソコンでは、しっかりとセキュリティ対策が行われていない場合が多く、会社で使われているパソコンに比べて、情報漏洩や不正アクセスなどがされやすい状態にあります。

そのため、そこからウイルスに感染したり、不正アクセスされてしまうなどのリスクが高くなります。

また、テレワークだと自宅で仕事を行わずカフェやコワーキングスペースで仕事を行っている方も多いので、そのような場合だとフリーWi-Fiなどを通して接続している端末から個人情報や会社情報を抜き取られてしまうリスクなどがあります。

テレワークは一見すると便利で効率的な働き方だと思われがちですが、思わぬところに落とし穴が潜んでいるので注意が必要です。

2. 実際によくある情報漏洩被害例

実際によくある情報漏洩被害の事例として、使用しているパソコンが自分の気付かないうちにウイルスやマルウェアに感染してしまい、メールアドレスなどの個人情報が盗まれてしまう場合や、本人を装った偽のメールや迷惑メールなどが飛び交うことがありました。

さらに、会社の顧客リストや顧客情報が漏洩してしまい、会社以外にまで被害が及んでしまった事例などもあります。

1度情報漏洩してしまうと、その情報は削除することも取り戻すこともできなくなってしまうので、最新の注意を払う必要があります。

また、USBやパソコン本体などの端末のデータを適切に削除せずに破棄してしまったことが原因で、それを拾った人物からの不正アクセスや悪用などをされ、会社情報や個人情報を盗まれてしまうといった事例もあります。

使わなくなった端末や会社で扱っている資料などは、安易に破棄せず適切に処理することが大切です。

情報漏洩はいつどこで、何が原因で起きてしまうのか分かりません。

そのため、考えられるリスクは全て対策するようにしましょう。

3. 情報漏洩しないためのセキュリティ対策

情報漏洩やセキュリティトラブルが起きないようにしっかりと対策しているつもりで、些細なミスで情報漏洩してしまうことがあります。

また、誰か1人がしっかり意識していてもあまり効果は無く、その会社に関わる人間全員が情報漏洩についての意識を持つことが必要です。

続いては、情報漏洩しないためのセキュリティ対策について4つ紹介します。

3-1. セキュリティルールの共有

セキュリティルールなどに対してしっかり意識して気をつけることは大切ですが、組織1人1人の認識にズレがある場合、簡単に情報漏洩してしまうリスクがあります。

そのため、セキュリティルールはしっかりと決めて、同じ認識を組織全体に浸透させるために共有しておくことが大切です。

また、テレワークを行う場所についての注意点や使用するアプリケーション、資料はクラウドが紙どちらを使うか、などできるだけ詳細に決めましょう。

場合によっては、少し厳しく決めすぎてしまったかもしれない、と思うかもしれませんが、万が一情報漏洩してしまった場合の損害を考えると適切な判断であることもあります。

時間はかかるかもしれませんが、組織全体でしっかり決めて共有しましょう。

3-2. 端末やアカウントの管理

会社で使用している端末やアカウントの管理不備は、不正アクセスやウイルスの感染などの原因に大きく繋がることが多いです。

ログインに使用するIDやパスワードが簡単に突破されてしまうような場合や、誰がアクセスしたか把握することができない状態にあると、特に危険です。

そういった場合、不正アクセスが起きてしまった場合の原因や証拠などが掴みにくく対策が難しくなってしまいます。

また、多くの人数がアクセスを行っているアカウントの場合、管理されている情報も多くなるので、情報漏洩によるリスクも大きくなってしまいます。

そのため、会社で使う端末やアカウントは、社長などの責任者や担当者を決めて厳密に管理することが大切です。

3-3. セキュリティソフトは会社で用意するのが無難

基本的にセキュリティソフトを導入することで、不正アクセスやウイルス、マルウェアからのリスクを防ぐことができ、情報漏洩の心配が無くなります。

しかし、セキュリティソフトの設定や導入を外部に依頼してしまったり、他社に丸投げしてしまうと、セキュリティソフトを導入しているのに情報漏洩してしまうという場合があります。

外部に設定や導入を依頼してしまうと、自分の目では正確に確認することができませんし、細かなこだわりや警戒しているポイントなどの認識のズレが生じでしまいます。

さらに、実際にセキュリティソフトの設定を行った会社による不正アクセスやウイルスの混入などが原因で大切な会社情報や個人情報が抜き取られてしまったという事例もあります。

そのため、少し設定などに時間はかかりますが、セキュリティソフトは会社で用意して自分で設定を行うことが無難です。

3-4. カメラ録画・画面録画

業務で使用しているパソコンのカメラ録画や画面録画を行うことで、セキュリティ対策を行うことができます。

テレワークで目の届いていない場合でも、録画をしっかり行っていれば、組織全員の業務開始時間、業務終了時間を把握することができます。

また、不要なサイトやソフトウェアにアクセスしていないか、セキュリティが危険に晒されるような行動を取っていないのか、など細かい情報を正確に確認することができます。

さらに、オンライン会議などを行っている場合、後から会議の内容を確認することもできるので、セキュリティ対策と同時に業務の効率化、伝え漏れ防止などの効果も期待できます。

そのため、業務で使用するパソコンのカメラ、画面録画を行いことをおすすめします。

4. まとめ

最近では、世の中のオンライン化が加速すると同時に、企業から大切な情報が漏洩してしまい大きな損害を発生させてしまう被害が増加しています。

多くの企業は急速なオンライン化に対応しきれず、些細なきっかけか原因で問題が起きます。

しかし、事前に組織が一丸となってしっかりと情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策を行っていれば、未然に被害を防ぐことができます。

そのため、現在業務のオンライン化やテレワークを導入している企業や個人事業者の方は、今回の記事を参考にセキュリティ対策を行うことをおすすめします。

以上がテレワークによる情報漏洩などの対策方法と、仕事を外注している場合の注意点などでした。