テレワーク中にWebカメラで困ること5選
- カテゴリ: テレワークに便利なヒント
- 公開日: 2022/10/31
最近ではテレワークを導入する企業も多くなり、自宅でWeb会議に参加する機会も増加傾向にあります。
初めてWeb会議に参加されるという方は、Webカメラの設定やトラブルなど心配することも多いでしょう。
この記事ではWeb会議でよくあるトラブルや解決方法などを解説していきます。
初めてWeb会議に参加されるという方は、Webカメラの設定やトラブルなど心配することも多いでしょう。
この記事ではWeb会議でよくあるトラブルや解決方法などを解説していきます。
目次
1. 音声や映像が不安定になる
Web会議をしていると音声や映像が不安定になることがあります。
途中で音声や映像が停止してしまうと、相手に迷惑をかけてしまいますので注意したいポイントです。
社内の会議ならまだしも、取引先の相手だと交渉にも影響が出ることもありますので事前に対策しておきましょう。
ここからは音声や映像が不安定にならないための対策法を解説します。
まずは自宅のWi-Fi環境を確認してもらいましょう。
Web会議に参加するためには、ある程度通信速度の早いネット環境が必要です。
例えばルーターでも様々な性能のものがあり、通信速度によって値段も変わってきます。
以前に買ったルーターでは通信速度が遅くWeb会議には向いていない場合もあるので、一度確認してみましょう。
また、インターネット回線も光回線などの通信速度の早い回線を選びましょう。
自宅でルーターを設置している場所から遠い部屋では、どうしても通信速度が低下してしまいます。
特に鉄筋コンクリート製の建物では、電波が通りにくくWeb会議には不向きです。
最近では鉄筋コンクリート製のアパートもありますので、自宅の建材に合わせて中継機の導入を考えてみてください。
途中で音声や映像が停止してしまうと、相手に迷惑をかけてしまいますので注意したいポイントです。
社内の会議ならまだしも、取引先の相手だと交渉にも影響が出ることもありますので事前に対策しておきましょう。
ここからは音声や映像が不安定にならないための対策法を解説します。
自宅のWi-Fi環境を確認してもらう
まずは自宅のWi-Fi環境を確認してもらいましょう。
Web会議に参加するためには、ある程度通信速度の早いネット環境が必要です。
例えばルーターでも様々な性能のものがあり、通信速度によって値段も変わってきます。
以前に買ったルーターでは通信速度が遅くWeb会議には向いていない場合もあるので、一度確認してみましょう。
また、インターネット回線も光回線などの通信速度の早い回線を選びましょう。
中継機の導入も視野に入れる
どうしてもネット回線が安定しない場合は中継機の導入も視野に入れてみてください。自宅でルーターを設置している場所から遠い部屋では、どうしても通信速度が低下してしまいます。
特に鉄筋コンクリート製の建物では、電波が通りにくくWeb会議には不向きです。
最近では鉄筋コンクリート製のアパートもありますので、自宅の建材に合わせて中継機の導入を考えてみてください。
2. ツールの操作に時間がかかる
初めてWeb会議に参加する人が多いとツールの操作に時間がかかる場合があります。
また、Web会議には慣れてはいるがいつもと違うツールを使う場合は操作方法が異なるため、事前に予習などが必要です。
会議を円滑に進めるためには社員同士で事前にツールの操作方法などを確認しておくとよいでしょう。
ここからは会議ツールの操作時間がかかるというポイントの対策法を解説します。
現在は無料で利用できる会議ツールがたくさんありますが、ツールによって操作方法は様々です。
ツールを使い慣れている人が初めての人用にマニュアルを作成し、会議の前にマニュアルを共有しておくとスムーズに会議を進行することができます。
マニュアルを作成する際は会議の開催方法やマイクを切る方法など、役に立つ操作を中心に盛り込みましょう。
事前に練習時間を取ることで社内会議をストレスなくスムーズに進行できます。
もし可能であれば、練習用の会議を開いてみるのもいいかもしれません。
わからないことを社員同士で質問し合い共有すると、さらに良いマニュアル作成にも活かせるでしょう。
練習を行うことによって選んだ会議ツールが、実は問題点があった場合にも事前に対応することができます。
また、Web会議には慣れてはいるがいつもと違うツールを使う場合は操作方法が異なるため、事前に予習などが必要です。
会議を円滑に進めるためには社員同士で事前にツールの操作方法などを確認しておくとよいでしょう。
ここからは会議ツールの操作時間がかかるというポイントの対策法を解説します。
事前にマニュアルを共有しておく
会議ツールを使いこなすために、事前にツールの操作マニュアルを共有しておきましょう。現在は無料で利用できる会議ツールがたくさんありますが、ツールによって操作方法は様々です。
ツールを使い慣れている人が初めての人用にマニュアルを作成し、会議の前にマニュアルを共有しておくとスムーズに会議を進行することができます。
マニュアルを作成する際は会議の開催方法やマイクを切る方法など、役に立つ操作を中心に盛り込みましょう。
社員同士でツール操作の練習時間を取る
マニュアルを共有したら、一度社員同士でツール操作の練習時間を取りましょう。事前に練習時間を取ることで社内会議をストレスなくスムーズに進行できます。
もし可能であれば、練習用の会議を開いてみるのもいいかもしれません。
わからないことを社員同士で質問し合い共有すると、さらに良いマニュアル作成にも活かせるでしょう。
練習を行うことによって選んだ会議ツールが、実は問題点があった場合にも事前に対応することができます。
3. 背景設定を忘れて部屋が丸見えになってしまう
初めてWeb会議ツールを使う方は、カメラの背景設定を忘れて部屋が丸見えになってしまうことがあります。
部屋の中が乱雑となっていたり、洗濯物を干している場合は社内外の人にあまり見せたくないことが多いでしょう。
ここからはWeb会議ツールのカメラ背景設定についての注意点を解説します。
使用する会議ツールによっては設定方法が異なるため、一度使用するツールのマニュアルを確認してください。
Zoomなどの会議ツールでは自分で背景設定を行わないといけないので、会議開始前に余裕を持って設定しましょう。
会議を行う際の背景設定は、あまり砕けすぎたものにならないように注意してください。
特に社外の方には失礼のないように会議室を模した背景や、きれいな部屋の背景などが望ましいです。
最近ではフリー画像を背景に設定できる会議ツールも増えているため、事前にTPOに合ったフリー画像を検索しておくと良いでしょう。
社内の親しい人であればお洒落なカフェの背景や旅館風の背景も構わないでしょう。
部屋の中が乱雑となっていたり、洗濯物を干している場合は社内外の人にあまり見せたくないことが多いでしょう。
ここからはWeb会議ツールのカメラ背景設定についての注意点を解説します。
Web会議を始める前に、設定されているかどうか確認
まずはWeb会議を始める前に、背景が設定されているか確認しましょう。使用する会議ツールによっては設定方法が異なるため、一度使用するツールのマニュアルを確認してください。
Zoomなどの会議ツールでは自分で背景設定を行わないといけないので、会議開始前に余裕を持って設定しましょう。
背景はTPOに合ったものを選択しよう
Web会議に使用する背景はTPOに合ったものを選択しましょう。会議を行う際の背景設定は、あまり砕けすぎたものにならないように注意してください。
特に社外の方には失礼のないように会議室を模した背景や、きれいな部屋の背景などが望ましいです。
最近ではフリー画像を背景に設定できる会議ツールも増えているため、事前にTPOに合ったフリー画像を検索しておくと良いでしょう。
社内の親しい人であればお洒落なカフェの背景や旅館風の背景も構わないでしょう。
4. ペットや子供が乱入してしまう
自宅でWeb会議を行っていると、ペットや子供が乱入してきてしまう場合があります。
ペットや子供の動きは予想がつかないため仕方がない部分はありますが、大事な会議中に乱入は避けたい事象です。
ここからは会議中にペットや子供が乱入しないための方法を解説します。
会議が始まる前に鍵のかかる部屋に移動し、扉の鍵をかけておくことで大事な会議中の乱入を防ぐことができます。
事前に備えておくことで焦ることもなく、自分のペースで会議に望むことができるでしょう。
テレワークが日常化した現在では、自宅から出ることも少なく何かとストレスが溜まることが多いでしょう。
そんなときに子供の無邪気な姿や可愛いペットに癒やされる人も多いです。
自分では申し訳ないと思っていても案外相手は気にしていなかったり、意外にも癒し効果を得る場合もあります。
Web会議の煮詰まった雰囲気が子供やペットのおかげで和んだということもあるでしょう。
しかし、ペットや子供が乱入してしまった場合は軽く謝ることが必要です。
ペットや子供の動きは予想がつかないため仕方がない部分はありますが、大事な会議中に乱入は避けたい事象です。
ここからは会議中にペットや子供が乱入しないための方法を解説します。
会議中は戸締まりができる部屋に移動する
会議中には戸締まりができる部屋に移動しましょう。会議が始まる前に鍵のかかる部屋に移動し、扉の鍵をかけておくことで大事な会議中の乱入を防ぐことができます。
事前に備えておくことで焦ることもなく、自分のペースで会議に望むことができるでしょう。
参加者が癒やされる、というプラスな効果も
Web会議中にペットや子供が乱入したとしても参加者が癒やされる、というプラスの効果もあります。テレワークが日常化した現在では、自宅から出ることも少なく何かとストレスが溜まることが多いでしょう。
そんなときに子供の無邪気な姿や可愛いペットに癒やされる人も多いです。
自分では申し訳ないと思っていても案外相手は気にしていなかったり、意外にも癒し効果を得る場合もあります。
Web会議の煮詰まった雰囲気が子供やペットのおかげで和んだということもあるでしょう。
しかし、ペットや子供が乱入してしまった場合は軽く謝ることが必要です。
5. 環境音が入ってしまう
Web会議では環境音が入ってしまう場合があります。
自宅で会議に参加していると周囲の家電の音や、家族の話し声などが会議中に入ってしまうことがあります。
大事な会議中に集中力を切らさないためにも自身の環境音が入ってしまわないように注意しましょう。
ここからはWeb会議中に環境音が入らないための対策を解説します。
TeamsやZoomでは自分の音声以外のノイズを取り除く機能が無料で使用できます。
人間の声の周波数以外の音を除去できるため、キーボード音や紙をめくる音などが驚くほどカットできます。
事前に自身が使っている会議ツールに環境音抑制機能が備わっているか確認してみましょう。
会議中に自身が発言しない場面では即座にマイクを切ることで、相手に迷惑をかけることなくスムーズに会議を行えます。
マイクの設定は使用ツールにより異なるため、事前に予習をしておきましょう。
自宅で会議に参加していると周囲の家電の音や、家族の話し声などが会議中に入ってしまうことがあります。
大事な会議中に集中力を切らさないためにも自身の環境音が入ってしまわないように注意しましょう。
ここからはWeb会議中に環境音が入らないための対策を解説します。
使用ツールに環境音抑制機能があれば設定しておく
使用している会議ツールに環境音抑制機能があれば、事前に設定しておきましょう。TeamsやZoomでは自分の音声以外のノイズを取り除く機能が無料で使用できます。
人間の声の周波数以外の音を除去できるため、キーボード音や紙をめくる音などが驚くほどカットできます。
事前に自身が使っている会議ツールに環境音抑制機能が備わっているか確認してみましょう。
自分が発言するタイミング以外は、マイクを切る習慣づけを
使用している会議ツールに環境音抑制機能がない場合は自分が発言するタイミング以外は、マイクを切る習慣をつけましょう。会議中に自身が発言しない場面では即座にマイクを切ることで、相手に迷惑をかけることなくスムーズに会議を行えます。
マイクの設定は使用ツールにより異なるため、事前に予習をしておきましょう。
6. まとめ
テレワークが増えている現在、自宅でWeb会議ツールを使用することが増えています。
Web会議に慣れていない人は何かと苦労することも多いでしょう。
まずは、会議を行う前にきちんと予習をしておくことで様々なトラブルを防げます。
Web会議ツールを事前に予習、練習をしてスムーズに会議を進めましょう。
Web会議に慣れていない人は何かと苦労することも多いでしょう。
まずは、会議を行う前にきちんと予習をしておくことで様々なトラブルを防げます。
Web会議ツールを事前に予習、練習をしてスムーズに会議を進めましょう。