テレワークでもサボらせない！ポイントを抑えるだけでモチベーションをグーンと上げる！
- カテゴリ: 悩み・問題点
- 公開日: 2024/5/27
最近新しい働き方として世の中に浸透してきているのがテレワークです。
朝の準備から始まり早朝から苦痛な満員電車に揺られることもなく、自宅でゆったりと準備をして就業時間を迎えることのできるテレワークは、忙しい会社員にとって体力面でも精神面でも負担が少なく理想的な働き方とも言えます。
小さいお子さんを育てている方にとっても、子供のよくある急な体調不良でもオフィスに行く必要がないため、他の人に迷惑をかけることなく自宅で看護しながら仕事ができ、家庭との両立がしやすい働き方として人気になっています。
1. テレワークのデメリットとは？
テレワークを行う場所として多くの方が利用するのが自宅です。
自宅はレンタルオフィスのように利用料金もかからないし、慣れた環境で仕事ができるのは利便性が高いのですが、生活基盤なのでオンとオフの切り替えがつきずらく集中しにくいと言われています。
また上司や同僚など周囲の目がないからこそ、仕事中でもつい個人的なネットサーフィンやゲームをしてしまったり、テレビをつけながらだらだらと緊張感なく作業してしまうことも多くなってしまいます。
ではテレワークを採用した離れた場所で働く社員に対して、どのようにモチベーションを保ちながら働けるようにマネジメントしていけばいいのでしょうか？
1-1. 勤怠管理をする
まずは勤怠管理をしっかり行いましょう。
メールやチャットなどで勤怠の連絡をすることも可能ですが、コストはかかりますが勤怠管理専用ツールを活用すれば簡単に記録を残すことができておすすめです。
社員にとっても仕事の始まりと終わりをツールで管理することでオンオフの切り替えがしやすくなる利点があります。
勤務開始の記録がなければまだ仕事の準備ができていない状況にあるし、退勤の記録がなければ他のことに気を取られてサボっている可能性もあるため、勤怠管理が甘い社員に対しては注意する必要があります。
ただフレックスを導入している場合や、テレワークだからこそ子供の送迎や家庭内の業務を行う必要がある場合などイレギュラーな勤務の対応はしっかり行いましょう。
1-2. ログ監視をする
次にパソコンやスマートフォンのログの監視も重要です。
社員の業務用機器の利用状況を一括で把握できるので、勤務時間内にどんなファイルを利用したのか、WEBにアクセスしたのか、印刷物をどれだけしたのかなど細かく把握することができ成果に対しての仕事量をはかることができます。
あまりにもパソコンでのアクションが少なかったり、使用時間が極端に短い場合にはサボっているかチェックする必要があります。
またログ管理をすることで情報漏洩や不正を未然に防ぐことにも繋がるので、いろんな意味で利用価値の高いマネジメントになります。
1-3. 金銭的支援をする
テレワークを行う場所への支援も行いましょう。
自宅ではできない仕事がある場合のレンタルオフィスの利用する金銭面の補助だったり、企業でひとつのレンタルオフィスを刈り上げて社員が予約制で使えるようにするのもおすすめです。
自宅とは違いオフィスのような感覚で効率よく業務を行うことが可能です。
また自宅で行う場合はWi-Fiや作業しやすい椅子、印刷機器、事務用品などの貸与を行うのも大切です。
細かなことですが自宅での作業になるため通信機器使用による電気代や通信代のカバーもすることで、気持ちよく仕事に取り組めるでしょう。
1-4. コミュニケーションをとる
サボり対策で一番有効とされるのはコミュニケーションをとれる環境作りです。
オフィスで働いていれば個人的な作業であっても人の存在を感じることで緊張感が生まれるし、ブレイクタイムでのちょっとした同僚との会話で刺激をうけたり、上司からの声掛けでやる気がでたりするものです。
しかし自宅でパソコンに向かって黙々と仕事をこなしているだけでは張り合いもなく、誘惑に負けてついサボってしまうのが作業効率が下がる原因になっています。
そのためZOOMやteamsなどのWEB会議システムを活用してチーム内ミーティングや1ON1ミーティングを定例にすると、定期的に顔を合わせるようになりオフィスで働いている時のような緊張感が戻ってきます。
理想としては1日1回はWEB会議システムを介してミーティングを行いたいですが、個々の都合もあると思うので最低週１回は行うようにしましょう。
チーム内ミーティングでは前回のミーティング以降の仕事の進捗状況や、事前に決められたテーマの意見交換だけでなくちょっとした近況報告も付け加えると和やかな雰囲気になるのでおすすめです。
お互いの進捗状況を共有することでチームの全体像をつかみやすくなり、他の人に比べて自分の仕事量が足りているのかやチーム内で自分がどう動いたりフォローしたりすればいいのかを理解しやすくなり、生産性を高めることができるでしょう。
また1ON1では日々の勤怠管理やログ管理、 WEB会議システムによる進捗状況から社員の働き方を把握し、社員ひとりひとりにあった業務指示やアドバイスをすることで社員からの信頼度もあがりモチベーションを高めることができます。
評価に対してもテレワークでは見えづらい細かな「プロセス」に重きを置くよりも、数字を残せているかや決められた期限内に作業が完了したかなど目に見える「結果」を重視することも大切です。
加えてチャットもおすすめです。
WEB会議と比べても事前準備が必要ないのに、オフィスで会話している時のようなリアルタイム感があるし、文章が残るのでリアルタイムに参加していなくても後から輪に入りやすいのが魅力です。
作業中の隙間時間でささっと返信できるので手軽にコミュニケーションをとるのに最適です。
大きなプロジェクトを遂行中の場合にはチームメンバーの個々のタスクやスケジュールを可視化できるコミュニケーションツールを採用するのも便利です。
オフィスであればチームメンバーがいるタイミングでさくっとミーティングができたりしますが、テレワークだとお互いの状況を読みにくいため個人が時間がある時にツールをチェックをし、反応していくことでコミュニケーションを取っていくとよいでしょう。
さらに最近では、オンライン上で作られた仮想オフィスであるメタバースオフィス（バーチャルオフィス）も登場していて、社員が設定したアバターを介してオフィスにいるような感覚になれます。
WEB会議だとかしこまった雰囲気になりますが、オンラインオフィスでアバターを使うことで気軽に相談や質問、時には雑談もしやすくなるのが特徴です。
オンラインオフィスにいないアバターは、取引先と商談していたり、休憩中だったりコミュニケーションをとれない状況であることも一目でわかるのも便利です。
2. まとめ
以上のように社員側にとってメリットの多い自宅でのテレワークですがモチベーションが下がりやすく、いかに社員をサボらないように制度を整えマネジメントするのが大切なのかがわかりました。
ポイントとしては勤怠管理やログ監視などのシステムを導入しながら、WEB会議システムでの全体ミーティングはじめ1ON1ミーティングを定期的に活用すること、さらにリアルタイムでコミュニケーションをとりやすいチャットサービスや新しい取り組みのメタバースオフィスを取り入れて、離れた状況中でも常にコミュニケーションをとることを意識して社員のモチベーションを上げるサボり対策を徹底しましょう。