従業員のPCは会社が支給すべき？テレワークの問題をズバッと解決！
- カテゴリ: テレワークのOA機器
- 公開日: 2023/5/29
新型コロナウイルスのまん延や、働き方改革の推進により、従業員の働き方が変わりつつあるのはご存じでしょうか。
特に、オフィスへの出勤をせずとも行えるテレワークは、手軽かつ便利な働き方として多くの企業が採用しています。
しかし、その手軽さゆえに多くの問題が起きてしまっているのもまた事実です。
本記事では、
・テレワークに向けて準備するもの
・テレワークのメリット
・テレワーク導入によって起こる問題と対処法
・会社でPCを用意すると起こりうる問題
・会社が用意すべきテレワークに関する必要書類
といった、会社視点でテレワークについて徹底解説したいと思います。
是非最後までご覧ください。
目次
1. テレワークに向けて準備するもの
テレワークを始めるにあたって、絶対といっても良いほど必要なものが PC と通信回線です。
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言うまでもありませんが、テレワークとは時間や場所に縛られず、柔軟に働ける業務形態のことを指します。
しかし、裏を返せば PC と通信回線が無ければ何もできないということです。
業務を円滑に行うためにも、まず下準備として、この二つは必ず用意しておきましょう。
また、専用ツールや不正アクセス防止システムなどのセキュリティ面も準備を怠ってはいけません。
テレワークは便利と同時にリスクも高まるので、下準備はより入念に行いましょう。
2. テレワークのメリット
まず始めに、とても便利なテレワークのメリットを紹介します。
メリットを正しく理解することで、より円滑にテレワーク導入を進める事が可能になります。
2-1. 人材確保・離職率の低下
近年、少子高齢化にともなう労働人口減少が社会問題になってきています。
企業としては少しの人材でも確保しておきたいところですが、フレキシブルな対応が難しいのもまた事実です。
しかし、テレワークを導入すれば、地方在住者や育児者といった出社勤務が難しい人も柔軟に対応できるようになります。
また「今までの勤務形態で働き続けることが難しい」と感じていた従業員の離職も止めることができるので、人材確保、そして離職率低下の面での期待ができるといえます。
2-2. 大幅なコストカット
出社する従業員が減ることで、今までかかっていた従業員分の交通費削減はもちろん、オフィス管理費から備品代までコストカットが見込めます。
また、企業としてはかかった分だけのコストを負担すれば良いということになり、不必要なオフィススペースにかかっている土地代を削ることが可能になります。
3. テレワークのデメリット
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テレワークは便利な反面、デメリットも存在します。
テレワーク導入によって起こる問題と対処法についてご紹介します。
3-1. 初期費用がかかる
従業員全員分のパソコンを用意しなければならないので、やはり初期費用はかかってしまいます。
しかし、必要な環境を整えさえすれば維持費は大してかからないので、初期費用の面でテレワークを諦めるのはもったいないといえます。
3-2. コミュニケーションが上手くいかない場合がある
今まで対面仕事をこなしてきた従業員にとって、テレワーク移行はストレスになる場合があります。
「分からない部分をすぐに質問できない」
「資料の受け取りに時間がかかる」
「作業を孤独に感じてしまう」
など、従業員が大きなストレスを抱えてしまい、業務を円滑に行うことが難しくなるかもしれません。
会社と従業員を繋ぐツールやシステムを導入することによって、テレワークをストレスに感じさせない取り組みが重要です。
また、テレワーク専用のグループチャットを作成し、常に質問ができる状態を整えておくのも効果的です。
3-3. 人事評価や勤怠管理が難しくなる
「自由な働き方の実現」といえば聞こえは良いですが、会社にとってはそう甘いものではありません。
従業員がしっかりと働いているのか、何か他の事をしていないかと、神経質になってしまうこともあり得ます。
また、従業員それぞれの勤務実態が把握しにくいため、適切な人事評価を行うことが難しくなってしまいます。
業務の結果をみて判断するしかないので「なんで適当にやっているアイツと評価が同じなんだ」と、真面目な従業員から反発をくらうことも。
そのため、テレワークでも分かりやすいような、明確な評価基準を従業員に示すことが大事になってきます。
4. 会社でPCを用意すると起こりうる問題
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4-1. 情報漏洩のリスクが高まる
会社の機密情報が外部に漏れてしまう可能性を考えなければなりません。
従業員は場所を問わず業務を行うことが可能なので、カフェやオープンスペースで働くことが推定されます。
その場合、行く先々の通信回線がハイセキュリティなものとは限りませんし、不正アクセスやハッキングの危険も考慮しなければなりません。
そのため会社は、テレワーク専用PCのルールを設ける、アクセス権限の制限、情報漏洩防止のための環境作りといった様々な対応を考えなければなりません。
4-2. データ共有問題
今までは紙資料をデスクから探すだけで良かったのですが、テレワークではそうもいきません。
オフィスワークと違って、従業員は好きな場所、好きな時間で業務を行うため、業務のクラウド化が必要になってきます。
クラウドサービスの利用により「資料のペーパーレス化」や「意思決定の際の脱ハンコ」といったスムーズなワークフローが実現できるため、データ共有に関してはすぐ解決できるはずです。
4-3. その他
実際にテレワーク開始後に起こった被害例を挙げておきます。
①詐欺による個人情報の抜き取り
②重要データが保存されたUSBの紛失
③PC本体が盗まれる
④有害なソフトウェアに感染する
⑤公共Wi-Fiの利用により通信が傍受される
このような事例を知ることで、あらかじめ対策を練っておきましょう。
5. 会社が用意すべきテレワークに関する必要書類
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会社側でPCを用意するのであれば、作成しておいたほうが良い書類があります。
5-1. PC貸出申請書
まず、PC貸出申請書です。
PCの使用期間、目的、言語や希望のOSに至るまで明記することで、従業員との認識をすり合わせることが可能になります。
テレワークの練習として、紙資料ではなくペーパーレスで作成してみるのも良いかもしれません。
5-2. テレワーク許可申請書
従来の業務形態から移行するため、テレワークに関する許可申請書も作成しておいたほうが良いでしょう。
大体の勤務場所やテレワークを必要とする理由など、従業員に書いてもらう形にすることで、テレワークを希望する従業員のみ申請を可能にすることができます。
5-3. 機密情報社外持ち出し許可証
会社にとっての重要な情報を外に持ち出すことになるわけですから、ウイルスチェック日、管理番号、使用機種などの細かい部分まで徹底しておいたほうが良いでしょう。
許可証を作成しておくことで、万が一、機密情報が漏れてしまっても迅速な対応が可能になります。
6. リスクを理解し充実したテレワークを
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インターネットを介した業務は、どんなに気を付けていても少なからずのリスクが伴います。
起こりうるリスクと、それに対する解決策を用意しておくことで、あらゆる問題に対処することが可能になります。
また、急な変化に不慣れな従業員のケアも充実させることで、会社全体で業務の効率化を図ることができるでしょう。