テレワーク導入においてのルールとは？録画など嫌がる社員などの対策も
- カテゴリ: 悩み・問題
- 公開日: 2022/11/28
実際に導入するには、従業員の在宅ワークに適した準備・それに応じた規則改定や、監視ツール導入など、さまざまな課題があるかと思います。
今回は、その中で重要な課題の1つである、監視ツールにおいての注意点や、従業員が嫌がらないか？納得してもらう為に会社側がすべき事などをまとめ、ご紹介したいと思います！
是非最後までご覧ください。
目次
1. テレワークにおける監視ツール導入の注意点とは
監視ツール導入についての注意点は、部署、職種によりさまざまですが、共通する部分としては、従業員に対する「プライバシー対策」や「出社しない事で生じるコミュニケーション不足の対処」が必須として挙げられます。
1-1. 従業員のモチベーションが低下する可能性がある
実際、在宅勤務は、誰とも顔を合わせず業務を行うので、孤独を感じやすく、モチベーションの低下に繋がりやすいです。
在宅勤務は、合間に家事が出来たり、周りの目を気にせず仕事ができるという、メリットがありますが、自由なスタイルが定着しすぎると、在宅勤務からオフィス勤務に戻った時、逆に復帰し辛くなるというデメリットがある可能性も否めません。
在宅勤務になっても、適度なリモートミーティングや、チームでコミュニケーションをを定期的に取る ようにするなど、モチベーションを保つ工夫をするのが重要です。
1-2. プライバシーには気を配る
一部の企業では、業務中、ずっとPCカメラ オンにして、カメラによる監視を設けている所もありますが、それでは「がっつり監視されている」と感じる従業員が多くなるかと思います。
監視ツールシステムの中には、従業員が「就業中」の設定をしない限り、監視機能が付かないという、従業員のプライバシーに考慮したシステムも幾つかあります。
会社側も、午後17時以降や、お昼休憩の1時間は監視ツールをオフにするなど、従業員の心理的負担を考え、プライバシーに配慮した監視スタイルを考えて行く事が大事です。
2. 従業員に納得してもらうためには
円滑なテレワーク・監視ツール導入を進めるためにはまず、実際に業務を行う従業員たちに新たな制度を理解・納得してもらう必要があります。
そのためにすべき事は以下の2項目です。
2-1. 理由や根拠を明確にする
監視ツールは、基本「さぼり防止」対策や、勤怠管理を行うのが目的と言えますが、それだけではありません。
何かあった場合の緊急対応や超過勤務の防止など、テレワークにより発生する業務のトラブルから、従業員を守る為のものでもあります。
仕事ぶりを把握することで従業員を評価しやすい状況にしたりと、従業員にとってのメリットも沢山あります。
その事も踏まえ、理解してもらうのが良いかもしれません。
2-2. 勤怠管理ツールやコミュニケーションツールを併用する
「業務上の疑問やチェックする案件がある時などに、上司やメンバーがすぐ対処できず業務延滞の原因に繋がるのではないか？」
という不安な声も出てくるかと思います。
そこで、チャットワークやズームなど、円滑にコミュニケーションが取れるツールを活用し、社内のチームの連携を維持する事が必要です。
特に従業員が新人の場合だったり、在宅業務の切り替えにより操作の質問等に応じる場合は、頻繁な指導や多数の情報の共有が必要になっていきます。
なので、リアルタイムでコミュニケーションが取りやすい環境を作る事は必須と言えます。
3. テレワーク導入時の就業規則はどう変更する？
状況によっては就業規則の変更も考えていかないといけません。
在宅勤務で通勤が無くなる事で、手当の内容の変更や、情報漏洩対策など、それぞれ発生する問題に応じて、1つ1つ変更が求められるからです。
代表的な点は以下の２つです。
3-1. 給与や手当、通信費など費用負担に関する規定を追記
そこで、改めて給与の検討や、在宅手当など規定の追加をしていく必要があります。
労働基準法では、テレワークによる手当支給は義務ではありませんが、従業員に働きやすい環境を整えてもらうためにも、これは必須なものと言えるでしょう。
3-2. 安全衛生（労働時間や作業管理など）に関する規定を追記
・自宅での仕事場所は確保できているか
・空調の維持・書類の管理ができているか
など、安全に仕事ができる環境かなど、厚生労働省が提示している作業環境整備をもとに安全衛生に関する規定を追記していく必要があります。
4. 就業規則を守らない社員の対応方法とは
新しいシステムを導入する事により、多くの従業員の承諾と納得を得なければいけません。
しかし100人、企業によって何千人もいる従業員全員の納得と理解を得るのは、決して簡単ではありません。
新しくできた就業規則を守れない従業員が、出てきた場合の事も考えておく必要があります。
4-1. 就業規則にある懲戒解雇の規定に則って対応
規則に添っていない行為をしてしまうのは会社にとって最大のデメリットになります。
4-2. 解雇予告は必ず行う
なぜなら予告もなしに「いきなり解雇」という形をとってしまうと「不当解雇」と捉えられてしまい、訴訟などのリスクが生じるからです。
デメリットを避ける為にも、必ず解雇予告は行いましょう。
4-3. リスク回避のために「解雇」ではなく「退職勧奨」を
その対処として「退職勧奨」という方法があります。
退職推奨とは、退職してもらいたい従業員に会社側が話し合いを設け、合意の上で退職してもらう事です。
「話し合いの結果、退職してもらいました」
という形になるので、違法には当たりません。
しかし話し合いの場があったとはいえ、退職してもらう事は変わらないので、訴訟リスクが生じない可能性も全くゼロではありません。
慎重に進めていく事が肝心です。
5. まとめ
以上、テレワーク導入においての、監視ツール導入の注意点のポイントや、対処法も紹介してきました！
まとめると以下の通りになります。
・導入の際は「プライバシ―対策」や「何故必要なのかの理由」を明確に伝え、従業員に納得してもらう必要がある！
・テレワーク導入の際の就業規則も改正が必要
・テレワーク導入によるトラブルにより「従業員解雇」になった場合は、訴訟対策のために「解雇」ではなく「退職推奨」を
という事でした。
今後、小さいお子さんを抱えて仕事をする従業員や、家庭と両立しやすいスタイルで仕事をしたい従業員は、おそらくこれから沢山出てくるかと思われます。
今回の記事が、少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございました！