e-文書法とは？中小企業の経営者が知っておくべきポイント
- カテゴリ: テレワーク業界ニュース
- 公開日: 2025/4/21
ペーパーレス化を進めたいと思っているけど、「法的に問題ないの？」と不安を感じていませんか？
紙の書類を電子化することで、業務の効率化やコスト削減が実現できると聞いても、「実際にどう進めればいいのか？」と悩んでいる経営者の方も多いはず。
そこで、今回は「e-文書法」についてわかりやすく解説し、対象となる文書やペーパーレス化のメリット、導入のポイントまでお伝えします。
これを読めば、ペーパーレス化の第一歩を踏み出せるはずですよ！
1. e-文書法とは？
「e-文書法」とは、企業が保管すべき紙の書類を電子データとして保存できるようにするための法律です。
2005年に施行され、企業の業務効率化やペーパーレス化を推進するための重要なルールとなっています。
従来、企業の会計書類や契約書などは紙での保管が義務付けられていましたが、この法律によって、一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められるようになりました。
つまり、適切な方法で電子化すれば、紙の書類を減らしてオフィスのスペースを有効活用できるだけでなく、検索性や業務効率の向上、さらにはコスト削減にもつながるんです。
2. e-文書法の対象文書
「どんな書類が電子保存できるの？」と疑問に思いますよね。
e-文書法の対象となる主な書類は、以下のようなものです。
1. 税務関連書類
・領収書、請求書・帳簿、決算書類
・仕訳帳、総勘定元帳
2. 会社法関連書類
・株主総会議事録・取締役会議事録
3. 労務関連書類
・給与台帳・勤怠記録
・雇用契約書
4. 契約書類
・売買契約書・業務委託契約書
・秘密保持契約（NDA）
ただし、電子保存を認めるには、一定の要件を満たす必要があります。
例えば、データが改ざんされないように「タイムスタンプ」を付与することや、検索機能を備えたシステムを使うことなどが求められます。
3. ペーパーレス化のメリット
「わざわざ電子化するのって面倒じゃない？」と思う方もいるかもしれませんが、実はメリットがたくさんあります！
1. 業務効率の向上
紙の書類を探す手間がなくなり、検索機能を活用すればすぐに必要なデータにアクセス可能。業務のスピードが格段にアップします。2. コスト削減
紙の購入費、印刷コスト、郵送費、さらには書類を保管するスペースの賃料まで、大幅にコストを削減できます。3. セキュリティの強化
紙の書類は紛失や盗難のリスクがありますが、電子データならアクセス制限やバックアップを設定できるため、より安全に管理できます。4. 災害対策
火災や水害で紙の書類が失われるリスクがゼロに。クラウドに保存すれば、どこからでもアクセスできるので、リモートワークにも最適です。5. 環境への配慮
ペーパーレス化は、環境負荷の軽減にも貢献。企業のSDGs活動としてもアピールできます。4. e-文書法に基づいた電子保存の進め方
「よし、ペーパーレス化を進めよう！」と思っても、具体的にどうすればいいのか分からない…そんな方のために、導入のステップを紹介します。
ステップ1：電子化の対象を決める
まずは、どの書類を電子化するか決めましょう。税務書類や契約書など、頻繁に扱うものから始めるのがおすすめです。
ステップ2：保存要件を確認する
電子化する書類ごとに、e-文書法の要件を満たしているかチェック。特に、以下の点に注意しましょう。
- 改ざん防止策（タイムスタンプ、電子署名など）
- 検索機能の確保
- バックアップの作成
ステップ3：運用ルールを決める
社内で「どの書類を、どのタイミングで、どの方法で電子保存するか」のルールを明確にしましょう。ルールが曖昧だと、後々トラブルになりがちです。
ステップ4：電子保存システムの導入
クラウドストレージや文書管理システムを活用すると、スムーズに電子化を進められます。特に「JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）」の認証を受けたシステムなら、e-文書法に対応しているので安心です。
ステップ5：社員への周知とトレーニング
システムを導入したら、社員がしっかり使えるようにトレーニングを行いましょう。新しいルールに慣れるまでのサポートが重要です。
5. まとめ
e-文書法を活用すれば、法的に問題なくペーパーレス化を進めることができます。
「コスト削減」「業務効率化」「セキュリティ向上」など、多くのメリットがあるので、ぜひ導入を検討してみてください。
最初は戸惑うかもしれませんが、一歩ずつ進めれば確実に成果が出ます。
あなたの会社の未来を、ペーパーレス化でよりスマートにしていきましょう！